Эссе руководителя IT-проектов
Меня зовут Татьяна, в 2017 году, после 5 лет работы на огромную федеральную полу государственную компанию, я пришла работать в новую для себя сферу в небольшую компанию на должность системного администратора. Компания оказалась интересной и постоянно развивающейся. В процессе работы я изучила множество новых систем, программ, книг и методов. Со временем, кроме сис.админских задач стала выполнять работы по маркетингу, бухгалтерские мелкие поручения.
У руководителя “интересной и постоянно развивающейся” компании был постоянный фонтан идей и задумок. Задач стало много. Бумажный ежедневник, как система, не позволял строить никаких прогнозов по срокам выполнения, не показывал общий объем (сколько всего человеко-часов нужно для реализации той или иной идеи) и задачи переписывались изо дня в день, а выполнялись в основном те, которые влетели прямо сейчас.
Попытки разобрать хаос
Таблицы
Было решено переехать из бумажного ежедневника в электронный — сначала evernote, потом был Excel на общем яндекс диске, затем гугл таблица с возможностью одновременного чтения и одновременной правки сразу несколькими участниками. Таблица уже позволяла видеть все задачи в одном месте, делать минимальный анализ — сколько времени затрачено, с какими проблемами столкнулись, сколько вообще поступает задач и от какого процесса. Мы начали ставить приоритеты задачам и выбирать те, которые будем выполнять в первую очередь. Стала проявляться общая картина, но выявились и недостатки: не видно связей между задачами, наглядно нельзя быстро посмотреть кто от кого зависит и кто кого задерживает. Так же осталась проблема с прогнозированием сроков выполнения. Появился поиск по выполненным задачам, хотя он и был довольно трудоемким, можно было искать кто, когда и что именно делал, уже можно было повторять какие-то действия, а не придумывать заново. Проявились повторяемые задачи.
Outlook
Следующим этапом развития стало планирование в календаре outlook. Ура! Это был серьезный прорыв. Появилась возможность прогнозировать срок выполнения: если прикинуть, сколько времени будет выполняться задача и раскидать ее по дням, то дата выполнения становилась очевидна. Все изменения и материалы по задачам продолжали вести в гугл таблице и связи между задачами все еще не были налажены. В аутлуке сложно было понять, когда идея будет реализована, сколько уже времени на нее затрачено, и когда длительный проект разбивался на несколько этапов — собрать общую картину не получалось.
Зато стало возможным определить постоянство в задачах, регулярные и повторяющиеся задачи можно было планировать на месяц и год вперед. И более четко понимать объем оставшегося временного ресурса.
CRM Битрикс24 и трекер Clockify
Если Вы думаете, что развивался только IT-отдел, то Вы глубоко заблуждаетесь. Наш отдел продаж тоже не лыком шит. Историю его развития вы можете проследить в этих статьях:
- Обучение сотрудников в современных реалиях;
- Удаленный отдел продаж;
- Реализация первого этапа многоступенчатого отдела продаж.
Когда мы переносили отдел продаж из amoCRM в Битрикс24, то обнаружили в нем прекрасный инструмент для работы с проектами. И планирование плавно переехало из outlook в CRM Битрикс24. Туда же отправилась история и вся информация по задачам из гугл таблиц. В Битриксе есть специальный раздел, который так и называется: “Проекты и задачи”, в нем есть и трекер: можно засекать время выполнения каждой задачи и потом видеть итоговое время как самой задачи, так и всего проекта. Еще один плюс — можно было разбивать большую задачу на подзадачи. Такая зависимость появилась (верхней от нижней). Однако в битриксе не было связей-зависимости между параллельными задачами и не было возможности назначать приоритет. Да, представляете — в таблице гугл был, а сюда мы его прикрутить забыли :) Если честно, я не помню, как справлялась с приоритетами в том периоде…
Единственное, что позволял Битрикс — это ставить важность: она или есть или ее нет. Ой, чуть не забыла — для руководителя появился удобный формат контроля — он видел плановый срок, видел дату окончания, видел напоминания о просроченных задачах. То есть мог контролировать ход выполнения задачи и проекта и видел результаты выполнения (все подробно описывалось внутри задачи).
Трекер clockify стал использоваться, когда Битрикс изменил тарифную политику, и clockify оказался даже удобнее — также можно было создавать проекты, разбивать на задачи, легко и просто подключать сотрудников и фрилансеров, а на обучение работе с этим сервисом уходило всего 30 минут, по сравнению с двумя часами Б24.
И ложка дегтя, куда же без нее: история задач и подробное описание снова вернулось в гугл таблицы. И вопрос с приоритетом снова выплыл и стал очень острым. За время развития компании количество обслуживаемых систем увеличилось в 15 (!!!) раз… 😂 с 1 до 15. И если внутри одной системы (программы) очередность и важность была ясной и очевидной, то среди 15 какую из задач первой решать мне уже было не понятно.
Подробнее о том, как пользоваться Clockify, Вы сможете узнать в статье на нашем сайте.
Интеллектуальные карты (mind map)
Использование майнд карт оказалось неизбежным следующим шагом — планировать время, пользоваться одновременно, ставить приоритет, связывать задачи, отправлять в аутлук и синхронизировать с гугл-календарем — это ВЕРХ планирования и мастерства при наших текущих возможностях.
Я помню, как восторгалась возможностями интеллект-карт, сколько в них крутых фишек, насколько легче стало что-то фильтровать и анализировать. Тут пригодился еще трекер времени, конечно… хотя и в MindManager тоже есть трекер и возможность его запускать и ставить реальное время, но в условиях всей компании, clockify все же оказался удобнее.
В связке МайндМенеджер-outlook-гугл.календарь-гугл.диск решились почти все проблемы.
Но я рано радовалась…
Случай из практики
Пришла пора перевозить сайт на новый современный движок. Прежний самописный безнадежно устарел и не мог удовлетворить все наши хотелки. Создала я интеллект карту сайта, но охватить ее всю взглядом было сложно. Ха! Не сложно, а невозможно. Решила распечатать. Оказалось около 100 листов 🙂. Склеила, свернула в рулончик и так и ходила с этим рулончиком на согласования.
Это был только сайт с новостями — а сколько еще всего есть в любом ИТ хозяйстве, сколько техники, программ и систем. На самом деле, “охват взглядом” хорошо решается с помощью обучения работе с MindManager и использованием встроенного режима “диаграммы Ганта”.
Получилось ли выбраться из ямы хаоса?
Картой стало трудно пользоваться. Нужно было сгруппировать задачи, но как раз таки группировка и структурирование оказались делом для меня непосильным. Я никак не могла определить, какие критерии выбрать для группировки задач. Остановилась на группировке по системе, к которой относится задача. Например, сайт, CRM, контент, 1С и т.д. И вернулась к проблеме выставления приоритета: в каждой системе можно выделить отдельную самую важную задачу, но вот какую систему поставить на первое место — не ясно.
Это меня нервировало и держало в перманентном напряжении. Постоянные авралы, не знаю за что хвататься, не вижу конца и края работы. Идеи не реализуются, проекты не движутся, задачи не выполняются или выполняются не в срок. Некоторые “протухают” настолько, что уже становятся неактуальными (пока искали решение по выводу меню на сайте — сменили движок и это я обнаружила только когда чистила карту в конце года).
Смогла ли я решить проблему?
Если смотреть на каждую проблему по отдельности, то — да, проблемы оказались РЕШЕНЫ каким-либо из подобранных инструментов. Но если брать их все в совокупности — удалось ли убрать хаос и наладить УПРАВЛЕНИЕ проектами — то нет. Не было системного подхода.
А построить систему помог Александр Фридман и его курс “Хаос-менеджмент” из программы “Homo Boss: Человек Управляющий (™)”.
Рекомендую к прохождению этот классный курс. Воды нет от слова совсем. Записывать нужно буквально каждую фразу.
Вы можете запросить у нас книгу Александра Фридмана “хаос-менеджмент” и получить ее бесплатно (в сообщении напишите, какую именно книгу Вы запрашиваете).
Курс состоит из 3 частей. В первой части описывается “физиология” хаоса. Для удобства понимания предлагается концепция влияния на деятельность человека двух взаимоисключающих систем: аналитическая (новая, эволюционная, энергозатратная, медленная) и рефлексивная (древняя, мгновенная, инстинктивная). И от того, какая из них в данный момент используется мозгом — зависит, насколько эффективные решения человек принимает. Александр Семенович объясняет как они работают и как ими управлять сознательно (как включить одну и отключить другую).
В этой же части он развенчивает миф “многозадачности”.
Многозадачность уменьшает продуктивность!
Во второй части курса дается конкретная технология, пошагово и очень подробно, начиная от подготовительных мероприятий (организация рабочего места и покупка удобной ручки) и заканчивая итоговым анализом построенной системы. Затрагивает вопрос организации пространства, человеческих привычек, разного типа офисов (например, опенспейс). Александр Фридман рассказывает, как организовать, структурировать, визуализировать задачи (чтобы их можно было объять взглядом), как расставить приоритеты, как рассчитать время, требуемое для каждой задачи и, наконец, как планировать свой день, чтобы задачи выполнялись, проекты двигались, а идеи реализовались.
Внедрение технологии в жизнь — процесс не быстрый. По словам Фридмана — до 6 месяцев ежедневной работы. Он отмечает, что критически важно анализировать проект/задачу прежде чем приступать к выполнению. Визуализация проекта поможет понять еще до этапа выполнения — где будет “узкое горлышко”, которое может привести к срыву всего проекта, куда направить свое внимание.
В третьей части речь идет о проблемах, с которыми сталкиваются все, кто начинает внедрять планирование как в работе, так и в личной жизни. Рассказывает методы устранения этих препятствий. Мне кажется, что в курсе много внимания уделено именно изменению мышления. Александр Фридман учит задавать себе такие вопросы, которые помогают вынуждают получить полезные и честные ответы.
Узнать о том, как начитанность и насмотренность поможет в работе маркетолога, Вы сможете в статье на нашем сайте.
Что Вы получите, обратившись к нам?
Компания “Продажи всем” оказывает следующие услуги:
- Консультации по продажам и персоналу;
- Найм сотрудников;
- Внедрение CRM.
Если у Вас остались вопросы, звоните или пишите в Телеграм или WhatsApp
Подписывайтесь на наш телеграм-канал и управляйте своим бизнесом точно.
